Archiwizacja dokumentacji Wspólnot Mieszkaniowych

W TuMieszkamy przywiązujemy dużą wagę do odpowiedniego przechowywania dokumentacji Wspólnot Mieszkaniowych. Proces archiwizacji to przedsięwzięcie, które wymaga systematycznego podejścia i przestrzegania najwyższych standardów. Jeśli chcesz wiedzieć,  jak wygląda ono w praktyce – zapraszamy do zapoznania się z poniższymi informacjami.

Gdzie archiwizowane są dokumenty?

Zmieniliśmy strukturę organizacyjną i utworzyliśmy nowoczesne Centrum Obsługi Klienta
w Lublinie, tak aby zapewnić kompleksową obsługę klienta i sprawnie zarządzać realizacją zadań w jednym miejscu.

Dokumentacja Wspólnot Mieszkaniowych jest przechowywana w centrali obsługi korespondencji znajdującej się przy ul. Wolskiej 11 w Lublinie. Dokumentacja znajduje się teraz w pomieszczeniach przeznaczonym wyłącznie do bezpiecznej archiwizacji dokumentów. Spełniają one wymogi pomieszczenia archiwalnego.

Jak przechowywane są dokumenty?

Dokumentacja Wspólnot Mieszkaniowych przechowywana jest w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres przechowywania dokumentacji.

Przechowywana jest ona w pomieszczeniu, do którego nie mają dostępu osoby nieuprawnione. Dokumenty są także chronione przed ewentualnym zalaniem czy pożarem.

Cechy naszego archiwum:

• jest suche, prawidłowo oświetlone, równomiernie ogrzewane w ciągu roku,
• posiada sprawną instalację elektryczną i dobrą wentylację,
• gwarantuje właściwe przechowywanie akt i zapewnia odpowiednią rezerwę wolnego miejsca na dopływy dokumentacji,
• jest zabezpieczone przed pożarem – posiada system alarmu przeciwpożarowego,
• posiada podręczny sprzęt ochrony przeciwpożarowej,
• a także całodobową ochronę oraz system alarmu antywłamaniowego

Jak wygląda proces archiwizacji?

Archiwizacją dokumentacji Wspólnot Mieszkaniowych zajmują się pracownicy Spółki, którzy zostali do tego upoważnieni. Nasz główny cel archiwizacji dokumentów to przede wszystkim ich właściwe zabezpieczenie przed zniszczeniem, jak również szybki i bezproblemowy dostęp do informacji w nich zawartych. W codziennej pracy pracownicy Centrum Obsługi Klienta obsługują korespondencję wychodzącą i przychodzącą w formie papierowej oraz elektronicznej. Korespondencja papierowa (w tym faktury) jest na bieżąco skanowana i zapisywana w systemie. Pozostała korespondencja: mailowa, zgłoszenia telefoniczne, zgłoszenia właścicieli ze Strefy Klienta są również rejestrowane w systemie. Dzięki temu od połowy 2020 roku cała dokumentacja Wspólnoty Mieszkaniowej przechowywana jest także w wersji elektronicznej.

Udostępnianie dokumentacji zwykle trwa maksymalnie 3 dni robocze, w przypadku dokumentów archiwalnych, które nie są zarchiwizowane w formie elektronicznej czas oczekiwania może być dłuższy i jest ustalany indywidualnie.  

Na co dzień pracujemy z ogromną liczbą dokumentów, zatem musimy wyjątkowo dbać o ich właściwą selekcję i archiwizację. W ciągu jednego miesiąca:

• digitalizujemy (skanujemy) 4000 dokumentów…
• … oraz 6200 faktur
• archiwizujemy 10 000 sztuk dokumentów
• drukujemy 34 600 sztuk stron dokumentów
• wysyłamy 12 600 przesyłek listowych do właścicieli i kontrahentów

Taka liczba dokumentów wymaga uporządkowania i właściwego systemu klasyfikacji, ale posiadając lata doświadczenia – w TuMieszkamy świetnie dajemy sobie z tym radę.

Dział Obsługi Klienta, TuMieszkamy