Obsługa klienta w Grupie TuMieszkamy – ważne informacje

Zapraszamy do zapoznania się z ważnymi informacjami dotyczącymi obsługi klienta w Grupie TuMieszkamy[1].

Bezpośredni kontakt i lokalna obsługa nieruchomości

Model obsługi klienta, który zaproponowaliśmy blisko dwa lata temu, oparty w znacznej mierze na zdalnej obsłudze, wzbudził wśród klientów wiele wątpliwości. Klienci, wskazywali na brak bezpośredniego kontaktu jako główną przyczynę niezadowolenia z naszej usługi. Podjęliśmy działania, aby dostosować sposób obsługi do oczekiwań klientów.

Stworzyliśmy funkcję Opiekuna Klienta dla Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej i zapewniliśmy możliwość wizyt w stacjonarnych Punktach Obsługi Klienta (POK) w 14 miastach w Polsce. Spotkania w Punktach Obsługi Klienta cieszą się dużym zainteresowaniem dlatego od 2 listopada 2021 r. wydłużyliśmy godziny ich otwarcia. Szczegóły znajdą Państwo na https://tumieszkamy.pl/pok

Jednak, wskazane powyżej rozwiązania okazały się niewystarczające i dlatego przywróciliśmy funkcję Zarządcy Nieruchomości oraz możliwość bezpośredniego kontaktu ze specjalistami TuMieszkamy, zarówno dla Zarządów Wspólnot Mieszkaniowych, jak i właścicieli lokali.

Zarządcy Nieruchomości pracują lokalnie w Punktach Obsługi Klienta, blisko administrowanych budynków. Ich zadaniem jest  kompleksowa obsługa Wspólnot Mieszkaniowych, w tym również w zakresie technicznego utrzymania nieruchomości
i kontroli prac zapewniających ciągłość prac serwisowych. Wsparcie dla nich zapewnią Specjaliści ds. zarządzania nieruchomościami oraz Księgowi i Specjaliści ds. prowadzenia księgowości i windykacji należności. Zarówno Zarządcy, jaki i Księgowi oraz Specjaliści są „przypisani” do danej nieruchomości. Dlatego, będą na bieżąco ze wszystkimi kwestiami dotyczącymi funkcjonowania Wspólnoty Mieszkaniowej.

W najbliższym czasie Zarządcy Nieruchomości skontaktują się z Zarządami WM. Przekażą swój bezpośredni numer telefonu, a także przedstawią sposób obsługi klienta oraz odpowiedzą na ewentualne pytania.

Przyjmowanie zgłoszeń przez Infolinię

Od 1 grudnia 2021 r. zmieni się również sposób przyjmowania zgłoszeń przez Infolinię. W dni robocze, od poniedziałku do piątku, w godz. 8.00 - 16.00 będziemy realizować sprawy administracyjne, księgowe i techniczne, zaś przez całą dobę, 7 dni w tygodniu  zapewnimy Państwu opiekę w zakresie nagłych zdarzeń, awarii oraz możliwość zgłaszania usterek technicznych.

Na Infolinii będzie również możliwość bezpośredniego kontaktu z osobami zajmującymi się obsługą Wspólnoty Mieszkaniowej.

Po wybraniu numeru Infolinii należy wybrać tonowo:
1 – aby połączyć się ze Specjalistą ds. Księgowości (właściciele lokali)/ Księgową (Zarząd WM) lub
2 – aby połączyć się ze Specjalistą ds. Obsługi Wspólnoty Mieszkaniowej (właściciele lokali)/ Zarządcą (Zarząd WM)
a następnie podać kod pocztowy nieruchomości.

Specjaliści z Departamentu Koordynacji Pracy Podwykonawców nadal realizują drobne prace, odpowiadają za naprawę usterek, zgłaszanych przez Wspólnoty Mieszkaniowe, oraz powiadamiają zgłaszającego o statusie sprawy. Mamy nadzieję, że możliwość wizyt stacjonarnych w Punktach Obsługi Klienta, bezpośredni kontakt ze specjalistami i rozszerzona struktura ułatwi skuteczne zarządzanie nieruchomościami i spełni oczekiwania klientów.

Wygodne formy kontaktu

W trosce o wygodę Klientów wprowadziliśmy różne formy kontaktu. Ważne sprawy można załatwić wybierając dogodny sposób komunikacji, zarówno online (Strefa Klienta, mailowo), jak i tradycyjny (Punkt Obsługi Klienta, telefonicznie lub korespondencyjnie).

• wizyta w Punktach Obsługi Klienta (POK)
  poniedziałek 8.00-16.00 i czwartek 8.00 - 16.00
  Mapa lokalizacji POK znajduje się TU
   
• online w Strefie Klienta:
  Wejdź na www.tumieszkamy.pl i zaloguj się do Strefy Klienta.
  Nie masz jeszcze loginu i hasła? Zadzwoń do nas (pon.-pt., godz.: 8.00-16.00): tel. 22 123 90 50 i uzyskaj dane do logowania
   
• telefonicznie:
  pod numerem telefonu: 22 123 90 50 w dni robocze, od poniedziałku do piątku w godz. 8.00 – 16.00.
  Zgłoszenia awarii i usterek przyjmujemy przez całą dobę, 7 dni w tygodniu.
   
• mailowo:
  Czekamy na zgłoszenie pod odpowiednim adresem mailowym, w zależności od lokalizacji nieruchomości.
  Lista adresów znajduje się na stronie: https://tumieszkamy.pl/napisz-do-nas
   
• korespondencyjnie:
  Możesz również do nas napisać na adres naszego biura w Lublinie, gdzie specjalnie powołany zespół zarejestruje zgłoszenie i przekaże sprawę do realizacji.
  
  Zaadresuj kopertę na spółkę, która zarządza Twoją nieruchomością:
• Zespół Zarządców Nieruchomości Sp. z o.o.,
• Dom Best Sp. z o.o.,
• Ted Sp. z o.o.,
• Atrium 21 Sp. z o.o.,
• Famix Sp. z o.o.,
• Concierge – Zarządzanie Nieruchomościami Sp. z o.o.,
• Progresline Sp. z o.o.,
• Certus – Serwis Sp. z o.o.,
• Santer Zarządzanie Nieruchomościami Sp. z o.o.

Dla każdej z naszych spółek wspólnym adresem do odbioru takiej korespondencji jest: ul. Wolska 11, 20-411 Lublin
 

Przechowywanie dokumentacji Wspólnot Mieszkaniowych

Dokumentacja Wspólnot Mieszkaniowych jest przechowywana w centrali obsługi korespondencji znajdującej się przy ul. Wolskiej 11 w Lublinie, w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności,
w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub jej zniszczeniem przez okres przechowywania. Wspólnoty mają stałą możliwość wglądu w dokumentację, po wcześniejszym dokonaniu zamówienia konkret­nego dokumentu, a Zarządom na bieżąco udostępniamy faktury w Strefie Klienta. Pracujemy również nad udostępnieniem online innych dokumentów WM.

W przypadku jakichkolwiek pytań, pozostajemy do dyspozycji pod nr tel. 22 123 90 50.
 

[1] TuMieszkamy to marka zrzeszająca Spółki: Zespół Zarządców Nieruchomości Sp. z o.o., Atrium 21 Sp. z o.o., Concierge – Zarządzanie Nieruchomościami Sp. z o.o., Famix Sp. z o.o., Progresline Sp. z o.o., Certus – Serwis Sp. z o.o., DomBest Sp. z o.o., Santer Zarządzanie Nieruchomościami Sp. z o.o., Ted Sp. z o.o.